Hay aspectos jurídicos a tener en cuenta para protegerse, mediante este documento, de posibles incidencias cuando el cliente deja el vehículo en el taller.
Rellenar correctamente una orden de reparación en el taller, la orden de reparación es, probablemente, el documento más importante de vinculación del taller con el cliente. Se puede definir como el contrato de arrendamiento de obra que tiene el taller con el cliente, lo que se traduce en que el taller se compromete a dar un resultado. Por ello, es muy importante tenerla bien cumplimentada, para que, en caso de cualquier incidencia, el taller esté protegido jurídica y legalmente.
Apartados imprescindibles: Rellenar correctamente una orden de reparación en el taller
En primer lugar, debe contener los datos del taller y los datos del vehículo, entre ellos, el modelo, la matricula y, muy importante, los kilómetros. Puede haber más y cuanto más detallado mejor, pero estos son los imprescindibles.
En segundo lugar, debería contener una casilla con el título «Autorizado o depositante del vehículo», en la que hay que marcar quién deposita el vehículo en el taller y sus datos, siendo muy importante el móvil, que nos permite ahorrar, por ejemplo, el paso de mandar un burofax, que será sustituido por WhatsApp. Igualmente, debería haber otra que se llame «Titular del vehículo» y rellenar todos los datos, aunque normalmente titular y depositante suelen coincidir.
Si se trata de un siniestro, en la casilla creada para ello, habría que rellenar el número de póliza y la aseguradora. Además, es fundamental hacer una copa del DNI y de la documentación del vehículo, así como, apuntar cualquier observación que pueda hacer el cliente en el apartado indicaciones.
Confección de presupuesto y reparación
En esta hoja de reparación, deberá así mismo incluirse dos apartados consecutivos, uno que se llame «Confección de presupuesto» y otro «Reparación». El de reparación se usará cuando se trate de un servicio del que de antemano sabemos el precio. Por ejemplo, una revisión, un cambio de aceite, un cambio de batería, etc. Pero cuando hay que hacer un diagnóstico, nos dirigiríamos al apartado de «Confección del presupuesto», con el objetivo de poner las horas que se va a tardar en confeccionar la diagnosis. Además, habría que destinar un hueco a «Observaciones» para todo lo que el técnico observa, como, por ejemplo, si se avisa a un cliente de que se ha detectado algo que necesita reparación, pero el cliente decide que no se arregla o no se sustituye.
Y por último, habría que añadir la fecha estimada de entrega y la fecha de cuándo entra el vehículo. Hay que tener en cuenta que, a partir del tercer día de no retirada del vehículo, comienzan a contar los gastos de estancia. Habría que indicar esta aclaración junto con el precio, que debe de aparecer y coincidir en el cártel del precio hora del taller.
Adicionalmente, en la hoja de reparación se puede incluir una batería de preguntas con un «sí» o un «no» para marcar sobre si el cliente recogerá las piezas sustituidas, si se autoriza al uso de recambios reconstruidos, si se autoriza la adquisición de piezas y elementos necesarios para la reparación o si se autoriza la subcontratación de servicios.
